O circuito da pauta: de rascunho a fechada

A pauta de uma turma num trimestre não passa de lançada a definitiva de uma só vez. Percorre um circuito com cinco estados, e em cada um há uma pessoa concreta com a pauta em mãos e uma acção à espera dela.

Este artigo segue esse percurso do princípio ao fim. Se está a montar o processo na sua escola, siga-o pela ordem em que aparece.

Antes de começar

Nada disto funciona sem três coisas prontas:

• O trimestre tem de estar a decorrer ou em avaliação. Com o trimestre inactivo, o sistema recusa a submissão.
• As atribuições (professor · disciplina · turma) têm de estar feitas, senão não há quem lance notas.
• A fórmula de avaliação tem de estar configurada — é ela que transforma as avaliações e o exame numa nota de trimestre.

Passo 1 — O professor lança as notas

Quem: o professor. Onde: menu Notas (avaliações contínuas) e Exames.

Cada avaliação tem a sua grelha, com a turma toda. O professor preenche, grava, e pode corrigir à vontade — nesta fase nada está fechado.

Quando termina uma avaliação, fecha-a. Fechar é o que a publica ao encarregado de educação: enquanto está aberta, a nota é provisória e a família não a vê. Só a administração pode reabrir uma avaliação fechada.

Atenção: a nota de um teste não passa por este circuito. O circuito é da pauta, que é o documento oficial do trimestre.

Passo 2 — Alguém abre a pauta

Quem: secretaria (administrador), Presidente do CTP ou director. Onde: Submissão de pautas → botão Abrir pauta.

Escolhe-se a turma e o trimestre. A pauta nasce em rascunho.

Quem é avisado: a secretaria recebe uma notificação a dizer que há uma pauta aberta à espera de submissão.

Antes de submeter, convém carregar em Recalcular pauta: é isso que transforma as notas lançadas nas notas finais do trimestre. Uma pauta submetida sem recalcular vai com valores desactualizados.

Passo 3 — A secretaria submete

Quem: administrador da escola ou Presidente do CTP. Onde: Submissão de pautas → Submeter.

A pauta passa a submetida. Quer dizer: «acabámos, olhem para isto».

Quem é avisado: o Presidente do CTP recebe uma notificação e a pauta aparece-lhe em Validação de pautas.

Passo 4 — O Presidente do CTP valida (ou devolve)

Quem: Presidente do CTP. Onde: Validação de pautas.

Tem dois caminhos:

• Validar — a pauta passa a validada. Quem é avisado: o director, que a passa a ver em Aprovações.
• Devolver — a pauta volta para trás. Ver a secção da devolução, mais abaixo.

Passo 5 — O director fecha

Quem: director. Onde: Aprovações.

O director pode fechar ou, se vir um erro, devolver — não tem de fechar primeiro para depois desfazer.

Fechar passa a pauta a fechada e é o acto que a torna oficial. A partir daí:

• As notas daquela turma naquele trimestre deixam de aceitar alterações.
• O boletim pode ser emitido com confiança, porque ninguém lhe mexe mais.
• Os encarregados de educação passam a ver as notas do trimestre — e são avisados disso.

Quem é avisado: a secretaria, o Presidente do CTP e os encarregados dos alunos da turma.

A devolução: o que acontece e a quem chega

É a parte que faz o circuito valer a pena. Sem ela, quem valida só teria o botão de aprovar — e acabaria por aprovar o que estivesse errado, por não ter outra coisa para carregar.

Ao devolver, quem devolve tem de indicar duas coisas:

• O motivo, sempre. Quem a recebe tem de saber o que corrigir.
• Os professores em causa. A devolução é dirigida a quem tem de mexer nas notas, e não à sala dos professores inteira.

Quem é avisado: os professores nomeados — e só esses — recebem notificação e vêem a pauta em Pautas devolvidas, com o motivo escrito. A secretaria também é avisada, porque é ela que volta a submeter depois de corrigida.

Enquanto a pauta está devolvida, os encarregados não vêem aquelas notas, mesmo que já estejam lançadas.

Voltar a submeter depois de corrigida

Quem: apenas o administrador da escola. Onde: Submissão de pautas.

O professor corrige as notas, a secretaria recalcula e volta a submeter. O circuito recomeça no passo 4.

Repare que o Presidente do CTP não pode voltar a submeter. É de propósito: se pudesse, era ele a devolver e ele a voltar a submeter, e a pauta dava a volta ao circuito sem passar por mais ninguém.

Reabrir uma pauta já fechada

Quem: apenas o director, e com motivo obrigatório.

Uma pauta fechada volta ao estado validada, e aí pode ser devolvida para correcção. Fica tudo registado na auditoria — reabrir é desfazer um acto oficial que as famílias já viram, e por isso não é uma operação silenciosa.

Quadro-resumo: quem faz o quê

Uma acção que não esteja neste quadro é recusada pelo sistema. Se receber a mensagem «não é possível passar de X para Y», é este quadro que a explica.

Onde cada pessoa trabalha

• Professor — Notas, Exames e Pautas devolvidas.
• Administrador da escola — Submissão de pautas (abrir, recalcular, submeter, voltar a submeter).
• Presidente do CTP — Validação de pautas (validar, devolver).
• Director — Aprovações (fechar, devolver, reabrir).
• Encarregado de educação — Boletim, só depois de a pauta estar fechada.

Todos eles têm o sino de Actividade na barra de topo e a página Notificações: é aí que cada passo do circuito lhes chega, com um atalho para o ecrã certo.

Perguntas frequentes

O director pode fazer tudo sozinho? Não. Ele herda os ecrãs do administrador em quase tudo o resto do sistema, mas não neste circuito: se herdasse, submetia, validava e fechava a mesma pauta, e a aprovação passava a ser uma pessoa a carregar em três botões.

E se a escola não tiver Presidente do CTP? A pauta fica em submetida à espera de validação. É preciso ter alguém com esse perfil, ainda que acumule funções.

Porque é que o professor não submete? Porque a pauta é da turma inteira e o professor só tem uma disciplina. Quem submete é quem vê a pauta completa.

As notas mudaram depois de eu recalcular. É normal? Sim — recalcular vai buscar as notas lançadas e reaplica a fórmula. Faça-o sempre antes de submeter.