Política de Proteção de Dados de Menores

O SIGEUM é uma plataforma de gestão escolar utilizada por instituições de ensino na Guiné-Bissau, do pré-escolar ao 12.º ano. Pela própria natureza do serviço, o sistema processa dados pessoais de menores de idade (os alunos), fornecidos e geridos pelas escolas que utilizam a plataforma.

Reconhecemos que dados de crianças e adolescentes exigem um nível de cuidado acima do padrão. Esta política explica, de forma clara, que dados são recolhidos, para que servem, quem pode aceder-lhes, durante quanto tempo são guardados e que direitos assistem aos encarregados de educação e às escolas sobre esses dados.

Esta política aplica-se independentemente de existir, ou não, legislação nacional específica que a exija. Optámos por adoptar este compromisso como padrão próprio de funcionamento da plataforma.

É importante distinguir dois papéis, porque definem quem decide o quê:

• A escola (instituição de ensino) é responsável pelos dados que insere no sistema. É a escola que decide que informação recolhe dos alunos e famílias, e é a escola quem responde perante os encarregados de educação sobre o uso desses dados no contexto educativo.
• O SIGEUM (plataforma) actua como fornecedor de tecnologia. Guardamos e processamos os dados exclusivamente para permitir que a escola preste o serviço educativo (gestão de matrículas, notas, presenças, mensalidades, comunicação), e não usamos os dados de alunos para nenhum outro fim.

Se é encarregado de educação e tem dúvidas sobre dados específicos do seu educando, o primeiro contacto deve ser sempre a escola. O SIGEUM apoia a escola no cumprimento destes pedidos.

Consoante a configuração de cada escola, o sistema pode armazenar:

Dados de identificação
Nome completo, data de nascimento, género, nacionalidade, número de documento de identificação (quando aplicável), fotografia (quando fornecida pela escola).

Dados académicos
Turma, ano lectivo, disciplinas, notas, avaliações, presenças e faltas, histórico escolar, observações pedagógicas.

Dados de encarregados de educação
Nome, contacto telefónico, endereço de email, morada, relação com o aluno (pai, mãe, tutor).

Dados financeiros associados à matrícula
Estado de pagamento de mensalidades e propinas (associados ao encarregado de educação responsável, não ao menor directamente).

Não recolhemos, e as escolas não devem inserir no sistema, dados sensíveis desnecessários à gestão escolar, como opiniões políticas, crenças religiosas ou dados de saúde detalhados, salvo quando estritamente necessário para necessidades educativas especiais e com o devido consentimento do encarregado de educação, gerido directamente pela escola.

Os dados são inseridos no sistema pela própria escola (pessoal administrativo, professores), no momento da matrícula e ao longo do ano lectivo, para as seguintes finalidades:

• Gerir matrículas e a organização de turmas;
• Registar e comunicar avaliações e presenças aos encarregados de educação;
• Gerir mensalidades e emitir comprovativos de pagamento;
• Permitir comunicação entre a escola e a família;
• Produzir relatórios e documentos oficiais (certificados, declarações, pautas);
• Cumprir obrigações legais e administrativas da escola perante as autoridades educativas.

Não recolhemos dados de menores para publicidade, não vendemos dados a terceiros e não usamos dados de alunos para treinar modelos de inteligência artificial ou qualquer outra finalidade fora da gestão escolar.

A relação de consentimento para tratamento de dados do menor ocorre entre a escola e o encarregado de educação, normalmente no momento da matrícula, através do processo próprio da escola (ficha de matrícula, contrato de prestação de serviços educativos).

O SIGEUM não recolhe consentimento directamente do encarregado de educação: é a escola, como entidade com a relação directa com a família, quem gere este processo. Recomendamos às escolas que utilizam o SIGEUM que informem claramente os encarregados de educação, no acto da matrícula, de que os dados do aluno serão geridos através de uma plataforma digital, e que esta política esteja acessível para consulta.

O acesso aos dados de um aluno é limitado, por definição do sistema, a:

• Pessoal administrativo autorizado da escola onde o aluno está matriculado;
• Professores das turmas e disciplinas em que o aluno está inscrito, apenas aos dados relevantes (notas, presenças);
• O próprio encarregado de educação, através do respectivo acesso, apenas aos dados do seu educando;
• Pessoal técnico do SIGEUM, apenas em situações estritamente necessárias de manutenção, suporte técnico ou resolução de incidentes, nunca para consulta de rotina.

O sistema é multi-tenant: cada escola tem os seus dados isolados logicamente de outras escolas. Uma escola nunca tem acesso aos dados de alunos de outra escola na plataforma.

Nenhum dado de aluno é partilhado com terceiros fora da relação escola–encarregado de educação, excepto quando exigido por lei ou por ordem de autoridade competente.

• Dados académicos correntes (notas, presenças, matrícula activa) são mantidos enquanto o aluno estiver matriculado na escola.

• Após a saída ou conclusão do percurso escolar do aluno, os dados são mantidos por um período de 5 anos para permitir a emissão de certificados, históricos escolares e cumprimento de obrigações administrativas da escola, findo o qual podem ser eliminados ou anonimizados mediante pedido.

• Caso uma escola encerre a sua conta na plataforma, os dados ficam disponíveis para exportação por um período de 90 dias, após o qual são eliminados dos nossos sistemas, salvo obrigação legal de conservação mais longa.

Sem prejuízo do processo próprio de cada escola, o encarregado de educação tem o direito de, através da escola ou directamente ao SIGEUM quando aplicável, solicitar:

• Acesso aos dados pessoais do seu educando guardados no sistema;

• Correcção de dados incorrectos ou desactualizados;

• Eliminação de dados, quando não exista obrigação legal ou administrativa de conservação;

• Uma cópia dos dados em formato que permita a sua consulta ou transferência.

Os pedidos devem ser dirigidos, em primeiro lugar, à secretaria da escola. Quando a escola não conseguir resolver o pedido através das ferramentas normais da plataforma, pode contactar o suporte técnico do SIGEUM em suporte@usesigeum.com, e o pedido será tratado com prioridade.

Aplicamos medidas técnicas para proteger os dados de menores armazenados na plataforma:

• Isolamento de dados entre escolas (tenants), impedindo acesso cruzado;
• Controlo de acesso baseado em perfis (administrador, professor, encarregado de educação), cada um vendo apenas o que é relevante à sua função;
• Encriptação de dados em trânsito (ligação HTTPS obrigatória);
• Cópias de segurança regulares dos dados;
• Registo de actividade (logs de auditoria) para detecção de acessos indevidos;
• No caso da aplicação instalável (PWA), dados sensíveis de alunos não são guardados em cache local do dispositivo, precisamente para evitar exposição em computadores partilhados.

Quando uma escola opta por associar fotografias a perfis de alunos (por exemplo, para identificação em cartões escolares), esta funcionalidade só deve ser activada com o consentimento prévio do encarregado de educação, obtido pela escola. O SIGEUM não utiliza estas imagens para qualquer finalidade fora da gestão escolar, e recomenda-se às escolas que evitem a publicação de fotografias de alunos em qualquer área pública ou partilhável da plataforma.

O sistema pode enviar notificações a encarregados de educação (por exemplo, sobre notas, faltas ou mensalidades). Estas comunicações destinam-se exclusivamente aos encarregados de educação registados pela escola, nunca directamente ao menor, salvo quando a própria escola configurar acessos próprios para alunos mais velhos (ensino secundário), sempre sob supervisão da instituição.

Na alguns casos, alunos do ensino secundário podem ter acesso directo e limitado à plataforma (por exemplo, para consultar as suas próprias notas). Nestes casos:

• O acesso é criado e gerido pela escola, nunca por auto-registo livre do aluno;

• As permissões destes acessos são restritas apenas à consulta dos seus próprios dados académicos;

• Não existem funcionalidades de comunicação pública, redes sociais ou partilha de conteúdo entre alunos dentro da plataforma.

Os dados são armazenados em servidores geridos pelo SIGEUM.

Esta política pode ser actualizada para reflectir alterações no sistema, novas exigências legais ou melhorias nas práticas de protecção de dados. Alterações significativas serão comunicadas às escolas com antecedência razoável. A data da última actualização está sempre indicada no topo deste documento.

Esta política foi elaborada tendo em conta boas práticas internacionais de protecção de dados de menores, dado que a Guiné-Bissau ainda não dispõe de legislação nacional específica e dedicada à protecção de dados pessoais. Caso essa legislação venha a ser adoptada, esta política será revista para garantir conformidade total com as novas exigências legais.

Para questões sobre esta política, ou para reportar uma preocupação relacionada com a protecção de dados de um menor na plataforma, contacte:

Mamadu Sama
mamadusama19@gmail.com